Secrétaire Administratif Ive Tj Albertville - Secrétaire de Direction H/F - 73

secrétariat de directionOrganisation et tenue des dossiers du secrétariat (papiers et informatiques)
- Organisation du classement papier et de l'arborescence des dossiers dans GEC Sec
- Elaboration et mise à jour d'outils informatiques internes
- Elaboration de documents : livret d'accueil, charte des temps, règlement intérieur, charte des temps, organigrammes ....
- Elaboration de modes opératoires pour le secrétariat et la gestion des ressources humaines
- Mise à jour de la signalétique des bureaux
- Tenue de registres : minutier du directeur de greffe, minutier du CPH, Mariannes, conventions, courriers, diffusions, codes alarme,
clés, badges d'accès
- Gestion du courrier reçu et envoyé

RESSOURCES HUMAINES

- Gestion administrative de 59 personnes
- Création et tenue des dossiers papier et informatique
- Suivi des dossiers dans HARMONIE et LOLFI
- Gestion du logiciel de la pointeuse ZEUS-x :
- Traitement des dossiers de congé maternité, congé parental, de congé maladie, CLM, CLD
- Traitement des demandes de temps partiels, de télétravail
- suivi des CET, heures supplémentaires, vacations

- dossiers retraites

- gestion ds arrivées et départs

Vérification des éléments indispensables à la création du dossier : date arrivée/départ, fonction, service, bureau...
- Création des dossiers papier et informatique
- Etablissement des documents nécessaires à la prise de poste : fiche de renseignements, demande d'habilitation de conduire un
véhicule personnel, demande de carte professionnelle
- Création de la fiche dans « Suivi du personnel » et dans la pointeuse Zeus-x
- Ouverture d'un ticket TID pour attribution d'une ligne téléphonique
- Mise à jour de l'annuaire
- Mise à jour de la signalétique et de la liste Sécurité incendie
- Accès informatiques : élaboration de la fiche de recensement, transmission au SAR et mise à jour des tableaux de suivi, puis
création des comptes dans les différents logiciels attribués
- Préparation des clés et badges (attribution, programmation, mise à jour des fichiers)
- Attribution d'une Marianne, d'un code alarme et de la NBI selon le statut
- Mise à jour des fichiers des coordonnées du personnel, des véhicules et des contacts Outlook
- Elaboration des PV d'installation ou de prise de fonction
- Accueil des personnes, remise de documents et explication sur le fonctionnement de la juridiction