Assistant de Direction - Commune de Tignes H/F - Communes

L'assistant(e) de Direction apporte une aide permanente à la Direction Générale des Services, dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Il/Elle assiste la Direction Générale des Services en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Aussi, il/elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et le suivi des courriels

- Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information du service :
- Rédiger et suivre le courrier
- Suivre le circuit des parapheurs
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

- Suivre et traiter les affaires de la collectivité :
- Participer au suivi et à l'organisation des instances municipales
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus
- Suivre les décisions relatives à la politique municipale
- Tenir les registres des actes administratifs (décisions, délibérations, arrêtés municipaux)
- Participer à l'organisation des événements protocolaires

- Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique
- Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements, l'organisation des réunions du service et les représentations des élus.
- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service

Savoir-faire
- Archiver
- Diffuser une information, une publication
- Mettre en forme un document
- Organiser une réunion
- Prioriser

Savoir-être
- Sens des relations humaines
- Faire preuve de discrétion
- Sens de l'organisation
- Réactivité

Connaissances
- Applications informatiques métier
- Classement, archivage
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Techniques de secrétariat
- Bureautique et outils collaboratifs

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier